Sauvegarde en entreprise : le minimum vital pour une TPE

↑ Ce conseil fait partie du guide : Piratage d'une entreprise : obligations et réflexes

Comment sauvegarder les données d'une petite entreprise ?

Gardez trois copies de chaque fichier important, sur deux supports différents, dont une copie hors des locaux et déconnectée. En pratique : le poste ou le serveur, un disque externe débranché entre deux sauvegardes, et une sauvegarde en ligne chiffrée. Testez une restauration réelle chaque trimestre.

Ce qu'il faut sauvegarder, et ce qu'on oublie toujours

La plupart des dispositifs de sauvegarde d'une petite entreprise couvrent le dossier « Documents » et rien d'autre. Or ce n'est presque jamais ce qui manque le jour où il faut repartir. La liste réellement critique :

• Les données du logiciel de gestion — comptabilité, devis, facturation, caisse. Elles vivent dans une base de données, pas dans un fichier visible, et une copie faite logiciel ouvert est souvent inexploitable. La plupart de ces logiciels ont une fonction d'export ou de sauvegarde intégrée : c'est celle-là qu'il faut programmer.
• La messagerie, si elle est relevée en POP sur un poste : dans ce cas, les messages ne sont plus sur le serveur. Un export au format standard, une fois par mois, suffit.
• Le site internet et sa base de données, qui ne sont presque jamais inclus dans la sauvegarde du bureau. Voir un site WordPress piraté.
• Les photos de chantier et les documents des téléphones, qui sont devenus des pièces de dossier dans beaucoup de métiers.
• Les éléments qui permettent de tout remonter : licences, clés de logiciel, accès à l'hébergeur, contacts fournisseurs, modèles de documents. Un fichier chiffré dans le gestionnaire de mots de passe fait l'affaire.

Un exercice utile : écrivez ce qui, perdu définitivement, arrêterait l'activité plus de deux jours. La liste tient rarement en plus de six lignes — et c'est elle qu'il faut couvrir en priorité, pas les quarante gigaoctets de photos de 2014.

La règle 3-2-1, traduite pour une entreprise de trois personnes

Trois copies, deux supports différents, une hors site. Ce qui donne, concrètement :

1. Copie 1 : les données en production, sur le poste ou le serveur.
2. Copie 2 : un disque externe ou un NAS, dans les locaux, pour restaurer vite. Le disque doit être débranché entre deux sauvegardes — c'est la différence entre une sauvegarde et un dossier de plus à chiffrer.
3. Copie 3 : hors des locaux, en ligne chez un prestataire, ou sur un second disque tournant qui dort chez le dirigeant. Elle couvre l'incendie, le dégât des eaux et le cambriolage, qui restent des causes de perte de données plus fréquentes que le piratage.

À quelle fréquence, et combien de versions garder

La bonne fréquence se déduit d'une seule question : combien d'heures de travail accepteriez-vous de refaire ? Pour un artisan qui saisit ses interventions le soir, une sauvegarde quotidienne suffit. Pour un commerce qui encaisse toute la journée, il faut plusieurs points dans la journée sur la caisse.

Le nombre de versions compte autant que la fréquence. Une sauvegarde qui écrase la précédente ne protège pas contre un chiffrement découvert trois jours après : vous ne sauvegardez alors que des fichiers déjà inutilisables. Un schéma simple et éprouvé :

• sept sauvegardes quotidiennes glissantes ;
• quatre hebdomadaires ;
• douze mensuelles.

Cela représente beaucoup moins d'espace qu'il n'y paraît : les outils de sauvegarde ne réenregistrent que ce qui a changé. Et c'est ce qui permet de revenir au dernier état sain plutôt qu'au dernier état tout court.

Le test de restauration : dix minutes, une fois par trimestre

C'est l'étape qu'on saute toujours, et c'est celle qui décide de tout. Une sauvegarde n'a de valeur que restaurée. Les pannes silencieuses les plus fréquentes que je rencontre : la tâche planifiée a cessé de s'exécuter il y a onze mois ; le disque de destination est plein depuis le printemps ; le logiciel sauvegarde un raccourci et pas le dossier ; le mot de passe de l'archive chiffrée est perdu.

1. Choisissez un fichier au hasard dans les données critiques, pas le plus simple.
2. Restaurez-le sur le bureau, depuis la sauvegarde de la veille, puis depuis celle du mois précédent.
3. Ouvrez-le réellement. Un fichier restauré qui ne s'ouvre pas est un fichier perdu.
4. Pour le logiciel de gestion, demandez une fois par an à votre éditeur ou à votre prestataire de restaurer une base sur un poste de test. C'est le seul vrai test.
5. Notez la date et le résultat. Trois lignes dans un carnet suffisent ; c'est aussi une pièce utile pour l'assurance et pour le registre évoqué dans les obligations légales d'une TPE.

Le cloud ne sauvegarde pas : la nuance qui coûte cher

Un dossier synchronisé — quelle que soit la marque — n'est pas une sauvegarde. C'est un miroir : ce qui est supprimé, modifié ou chiffré chez vous est répliqué en ligne, souvent en quelques secondes. La synchronisation protège contre la panne de disque, pas contre l'erreur humaine ni contre le rançongiciel.

Deux nuances utiles :

• La plupart de ces services conservent un historique de versions — trente jours en général, davantage sur les offres professionnelles — et une corbeille. C'est une vraie bouée, mais elle est limitée dans le temps et pénible à utiliser sur des milliers de fichiers.
• Les messageries en ligne sont dans le même cas. Un message supprimé par un intrus qui a pris la main sur la boîte n'est récupérable que dans un délai court. Voir la messagerie professionnelle détournée.

La bonne lecture : le cloud est excellent comme troisième copie hors site, à condition d'utiliser un outil de sauvegarde qui y dépose des archives versionnées, et non une simple synchronisation de dossier.

Chiffrer la sauvegarde, et gérer la clé

Un disque de sauvegarde contient la totalité de l'entreprise. Volé dans une voiture ou oublié chez un client, il expose tout, et cela constitue une violation de données à notifier.

• Chiffrez le support : BitLocker sur Windows Professionnel, la fonction de chiffrement du logiciel de sauvegarde sinon. Une archive protégée par mot de passe, dans un format robuste, fait aussi le travail.
• Conservez la clé ailleurs que sur le poste sauvegardé. Dans un gestionnaire de mots de passe, avec un accès de secours prévu pour une seconde personne de confiance. Une sauvegarde chiffrée dont personne ne retrouve la clé le jour J, c'est une sauvegarde perdue — j'en vois chaque année.
• Écrivez la procédure de restauration sur une feuille rangée avec le disque : quel logiciel, quel compte, où est la clé. Le jour de l'incident, la personne qui restaure n'est pas forcément celle qui a tout configuré.

Ce que ça coûte réellement, et par où commencer

Le dispositif minimum décrit ici ne demande pas de serveur ni de contrat d'infogérance. Deux disques externes de bonne qualité et un abonnement de sauvegarde en ligne pour quelques dizaines de gigaoctets constituent l'essentiel du budget, auquel s'ajoute le temps de la mise en place.

Par où commencer, si vous n'avez rien aujourd'hui, dans cet ordre :

1. Écrire la liste de ce qui arrêterait l'activité plus de deux jours.
2. Faire une sauvegarde complète manuelle sur un disque, aujourd'hui, et le débrancher.
3. Programmer la sauvegarde automatique quotidienne et vérifier qu'elle tourne une semaine.
4. Ajouter la copie hors site.
5. Tester une restauration, et noter la date.

Si vous préférez que ce soit installé et vérifié, c'est le genre de mise en place qui se fait en assistance à distance ou en intervention sur place ; le forfait Sérénité inclut le contrôle régulier des sauvegardes, qui est la partie que personne ne fait spontanément. Les prix sont sur la page tarifs.

Backup, incrémentielle, image disque : les mots utiles

Les logiciels de sauvegarde emploient six termes qu'il faut savoir lire avant de choisir un réglage.

• Backup : le mot anglais pour sauvegarde. Rien de plus.
• Sauvegarde complète : tout est recopié à chaque fois. Simple, lent, et gourmand en espace de stockage.
• Sauvegarde incrémentielle : seuls les fichiers modifiés depuis la dernière sauvegarde sont enregistrés. Rapide, économe, mais la restauration a besoin de toute la chaîne.
• Sauvegarde différentielle : tout ce qui a changé depuis la dernière complète. Intermédiaire, et plus simple à restaurer.
• Image disque : une copie de la partition entière, système compris. Elle remet un poste en service rapidement, mais elle recopie aussi ce qui s'y trouvait — y compris un problème.
• Instantané : une photographie de l'état des données à un instant donné, conservée par le NAS ou le serveur, et que les postes ne peuvent pas modifier. C'est ce qui sauve après un rançongiciel.

Pour une TPE, la combinaison qui marche : une complète hebdomadaire, des incrémentielles quotidiennes, et des instantanés côté serveur ou NAS si le matériel le permet.

Les supports, comparés sans complaisance

• Le disque dur externe : le meilleur rapport fiabilité-prix pour la copie locale, à condition d'être débranché entre deux sauvegardes et d'être remplacé au bout de quelques années. Prévoyez-en deux et alternez.
• Le NAS : pratique pour plusieurs postes, mais accessible en permanence, donc exposé au chiffrement. Il ne devient une sauvegarde qu'avec des instantanés et un compte dédié que les postes n'utilisent pas.
• Le stockage en ligne synchronisé — Google Drive, OneDrive, Dropbox — n'est pas une sauvegarde : ce qui est supprimé ou chiffré chez vous est répliqué en ligne. Leur historique de versions est une bouée, pas un filet.
• La sauvegarde en ligne dédiée : un outil qui dépose des archives versionnées et chiffrées chez un hébergeur. C'est la bonne troisième copie, hors site et hors de portée d'un rançongiciel.
• La bande : encore imbattable pour l'archivage long, mais hors sujet pour une structure de trois personnes.

Une remarque sur les bases de données : celles du logiciel de gestion, de la caisse ou du site internet ne se copient pas correctement fichier par fichier pendant qu'elles tournent. Il faut passer par leur fonction d'export, ou arrêter le service le temps de la copie.

Restaurer en urgence : l'ordre qui fait gagner une journée

1. Ne restaurez pas sur la machine compromise. Réinstallez d'abord un système propre, sinon vous remettez les données dans l'environnement qui les a perdues.
2. Restaurez d'abord ce qui fait tourner l'activité : le logiciel de gestion et sa base, puis la messagerie, puis le reste. Les photos de 2014 peuvent attendre une semaine.
3. Prenez la dernière sauvegarde saine, pas la dernière tout court. Si le chiffrement date de trois jours, la sauvegarde d'hier contient des fichiers déjà inutilisables. C'est exactement pour ça qu'on garde plusieurs versions.
4. Vérifiez avant de remettre les utilisateurs : ouvrez quelques fichiers, lancez le logiciel de gestion, contrôlez les totaux d'une journée connue.
5. Changez tous les mots de passe avant de rebrancher le réseau.

Comptez une demi-journée pour un poste bien sauvegardé, une journée complète s'il faut réinstaller les applications métier. Le facteur limitant n'est presque jamais la copie des fichiers : c'est la réinstallation et les licences.

Questions fréquentes

Un NAS suffit-il comme sauvegarde ?

Non, pas seul. Un NAS accessible en permanence depuis les postes est chiffré par un rançongiciel comme n'importe quel dossier partagé. Il devient une vraie sauvegarde s'il conserve des instantanés que les postes ne peuvent pas modifier, et s'il est doublé par une copie hors site.

Faut-il sauvegarder les postes de travail ou seulement les données ?

Les données d'abord : c'est ce qui ne se rachète pas. Une image complète du poste fait gagner du temps à la remise en route, mais après un piratage on préfère souvent réinstaller proprement plutôt que restaurer une image qui contient peut-être le problème.

Ma sauvegarde est-elle valable comme preuve après une intrusion ?

Elle n'est pas une preuve à elle seule, mais conserver l'état du système compromis avant nettoyage — une copie complète, non écrasée — est très utile pour comprendre l'entrée et pour l'assurance. Faites cette copie avant toute restauration.

Combien de temps faut-il pour restaurer après un rançongiciel ?

Comptez une demi-journée pour un poste et des données bien sauvegardées, davantage si le logiciel de gestion doit être réinstallé et sa base réimportée. Le facteur limitant est presque toujours la réinstallation des applications, pas la copie des fichiers.

Une clé USB peut-elle servir de sauvegarde ?

Pour dépanner ponctuellement, oui. Comme dispositif permanent, non : durée de vie courte, perte facile, et capacité insuffisante pour des versions multiples. Un disque externe alimenté et débranché entre deux sauvegardes reste le meilleur rapport fiabilité-prix.

Sauvegarde complète ou incrémentielle, que choisir ?

Les deux. Une complète par semaine donne un point de reprise simple, les incrémentielles quotidiennes limitent la durée et l'espace de stockage. Ce qui compte davantage que le choix technique, c'est le nombre de versions conservées et le fait d'avoir testé une restauration.

Google Drive ou OneDrive peuvent-ils servir de sauvegarde d'entreprise ?

Comme troisième copie hors site, oui, à condition d'y déposer des archives par un outil de sauvegarde. En simple synchronisation de dossier, non : une suppression ou un chiffrement se réplique en ligne en quelques secondes. L'historique de versions dépanne, il ne remplace pas une sauvegarde.

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